W wydarzeniu udział wzięło ponad 120 ekspertów - przedstawicieli samorządu, prezydenta RP, organizacji pozarządowych, świata biznesu oraz nauki. Celem obrad było przygotowanie tzw. „białej księgi” – listy rekomendacji i koniecznych zmian prawnych, które w najbliższym czasie muszą zostać wprowadzone w związku z przyjęciem przez Polskę ponad 3 mln obywateli Ukrainy.

Podczas dwóch dni obrad gruntownie przeanalizowano sytuację tych sektorów życia społecznego, które wymagają natychmiastowych zmian – rynku pracy, mieszkalnictwa, edukacji, bezpieczeństwa i finansów. Jednym z najważniejszych momentów obrad była rozmowa z Witalijem Kliczką, merem Kijowa, który z uczestnikami wydarzenia połączył się online. Dwudniowa wymiana merytorycznych opinii tak licznej grupy ekspertów wymagała nie tylko wcześniejszego planowania, ale też odpowiedniego zaplecza technicznego.

- Pierwsze spotkanie dotyczące produkcji tego wydarzenia miało miejsce dwa tygodnie wcześniej. Po wysłuchaniu pomysłu organizatorów i serii pytań o szczegóły rozpoczęliśmy prace projektowe. Przy wydarzeniach na tak dużą skalę zawsze najpierw powstaje model 3d, a następnie animacja łącząca efekty świetlne, telebimy, a wszystko zbudowane w oparciu o stosownie dobraną oprawę dźwiękową. Samorządowy Okrągły Stół odbył się w Hali Stulecia – świetnym, ale równocześnie bardzo wymagającym obiekcie – mówi Michał Siedlecki, właściciel Weber Group.

Dobrane urządzenia świetlne to absolutny top spośród wszystkich dostępnych na rynku. - Na miejscu były praktycznie wszystkie ogólnopolskie telewizje, tutaj nie było mowy o kompromisach. Presja czasu to coś, do czego trzeba się w tej branży przyzwyczaić. Często na wydarzenia wybierane są miejsca, w których codziennie odbywa się po kilka eventów, a co za tym idzie - ważna jest logistyka i odpowiedni dobór ludzi, którzy wykonują swoją pracę bez zbędnych pytań. Przez te wszystkie lata udało mi się skompletować zespół, na którym śmiało mogę polegać – to bardzo ważne, bo odpowiedzialność jest naprawdę duża – dodaje.

15 członków ekipy technicznej Weber Group rozpoczęło montaż instalacji o godz. 21:00 w dniu poprzedzającym rozpoczęcie obrad. Wcześniej przygotowano ok. 30 punktów podwieszeń pod kopułą hali. Na nich zamontowane specjalne czarne kratownice, do których przez całą noc montowane były urządzenia. Następnego dnia, już o 7:00 rano, przeprowadzono próbę generalną, żeby o 11:00 móc rozpocząć właściwe wydarzenie przed publicznością, która wypełniła halę.

Weber Group każdego roku realizuje dziesiątki wydarzeń, są to m.in. konferencje, targi, imprezy oraz uroczystości firmowe, gale wręczenia nagród, ale także koncerty, festiwale i kina plenerowe. Mówimy tu o produkcjach wydarzeń, ponieważ posiadane zaplecze techniczne (światło, dźwięk, telebimy i kamery), które umożliwia realizację tych działań to jedno, ale bezcenne jest doświadczenie, którym dzielą się od początku współpracy. Dzięki temu na obsługiwanych eventach panuje spokój, a organizatorzy mogą skupić się na pozostałych aspektach swoich wydarzeń.